1. 각 칼럼의 데이터 형식이 모두 같은지 확인 하십시오.
워크시트의 각 칼럼의 상단에는 "제품 번호", "고객"등 칼럼의 내용을 설명하는 표제가 작성되어 있습니다.



각 칼럼에 등재되어 있는 모든 데이터는 같은 형식으로 이루어져있어야 합니다. 예를 들어 문자로 구성된 칼럼에는 숫자가 들어있어서는 안되고, 숫자로 이루어진 칼럼에는 문자가 들어있으면 안됩니다.



2. 자동필터를 실행시키십시오.
임의의 데이터 셀을 선택해 클릭하고 다음 순서에 따라 자동필터를 실행시키십시오:

• Office Excel 2003에서는 데이터 메뉴를 클릭하고, 필터를 지정한 다음 자동필터를 클릭합니다.
• Office Excel 2007에서는 소트 및 필터 영역에 있는 데이터 탭을 선택한 다음 필터를 클릭합니다.
  자동필터 화살표가 각 칼럼의 상단 표제어 오른쪽에 생성됩니다.

주의: 자동필터를 지정하기 위해 개별 셀을 선택하지 않고 전체 칼럼을 선택한 경우라도, 자동필터 화살표는 전체 칼럼에 생성되지 않고 선택한 칼럼에만 생성됩니다.



3. 데이터 필터링을 시작하십시오.
워크시트에 고객의 매출 정보가 들어있다고 가정합시다. 개별 고객의 지역정보, 구매한 제품 정보, 구매일자, 개별 판매에 따른 판매 수익이 각 칼럼에 정열 되어 있습니다. 사용자가 서울 지역의 고객만을 대상으로 영업활동을 살펴보고자 한다면, Excel을 통해서 이 작업을 수행할 수 있습니다.
서울지역의 고객의 영업활동만을 보고자 한다면, 지역 칼럼을 선택해 자동필터 화살표를 클릭합니다. 화살표를 클릭하면 아래로 떨어지는 대화상자에 지역 표제어의 입력 데이터가 제시됩니다. 표제 데이터는 알파벳 순서나 번호 순으로 나열되어 있어서 사용자가 원하는 정보를 빠르게 검색할 수 있게 해 줍니다. 거기서 서울 지역을 선택합니다. 이번 작업에서는 스크롤을 아래로 내려서 서울지역을 선택하고 클릭하면 됩니다.



서울지역을 클릭하면, Excel은 선택한 서울서울지역을 제외하고 다른 열은 숨기고 선택한 서울지역 열만 나타내 줍니다.





4. 추가 필터를 적용하십시오.
조금 더 구체적인 정보를 집중해서 살펴보고자 한다면, 다른 칼럼에서 필터기능을 다시 이용할 수 있습니다. 필터기능은 여러 칼럼에서 반복적으로 수행할 수 있습니다. 필터를 적용하고자 하는 칼럼을 선택해서 표제어 옆에 있는 화살표를 클릭하면 됩니다.

예를 들어, 지역 칼럼에서 필터를 적용한 다음, 제품 번호 칼럼을 선택해서 서울지역의 제품번호 12-500에 대한 구매정보만을 따로 열람할 수 있습니다.

필터를 적용하는 순서는 사용자의 임의대로 설정할 수 있습니다. 사용자가 필터를 선택하는 데로 필터 기능은 적용됩니다. 각각의 필터 기능은 다음 적용될 필터의 적용 부분을 제한하게 됩니다.



5. 향상된 필터 기능을 이용하십시오.
Excel은 복합적인 필터 작업을 수행할 수 있도록 도와드립니다. 가장 유용한 유형은 Top 10 필터와 사용자 지정 필터링입니다.칼럼에서 Top (이나 Bottom) 10 검색하기
칼럼에 있는 숫자나 날짜에 Top 10 필터를 사용할 수 있습니다. Top 10 기능을 이용하면 칼럼에 제시되어 있는 데이터 중 최상 10개의 데이터나, 최하 10개의 데이터(가장 큰 순서대로, 가장 작은 순서대로 혹은 가장 빠른(늦은) 날짜 순으로)를 검색할 수 있습니다. 검색 결과가 10개로 제한되는 것은 아닙니다. 사용자가 한 번에 보기 원하는 데이터의 숫자를 설정할 수 있습니다. 데이터의 숫자는 1부터 500사이로 설정 가능합니다. 사용자는 가장 고가의 제품부터 검색 할 수도 있고, 가장 저가의 상품 순으로 나열 할 수도 있습니다. 가장 최근 입사한 직원 순으로 직원명을 나열 할 수 있으며 직급별로 나눌 수도 있습니다.

Excel 2003을 사용하는 사용자가 하나의 칼럼에서 Top 10을 이용하려 한다면, 선택한 칼럼의 데이터 셀 하나를 클릭하고 칼럼의 자동필터 화살표를 클릭하면 됩니다.

• Excel 2003에서는 화살표를 눌러 생기는 드롭 다운 창에서 Top 10을 선택합니다.
• Excel 2007에서는 숫자 필터를 클릭하고 Top 10을 선택합니다.

Top 10 자동필터 대화 상자가 열립니다. 대화 상자에서 최상위 10개인지, 최하위 10개인지를 선택합니다. 한 번에 보여질 데이터의 개수를 선택합니다. 데이터의 숫자를 선택 하거나 퍼센트를 선택합니다.
사용자가 선택하는 순서대로 칼럼을 지정해서 필터를 적용할 수 있습니다. 사용자가 적용하는 대로 필터가 적용되고, 필터의 적용에 따라 다음 필터의 적용 범위가 제한 될 수 있습니다.

사용자 지정 필터 이용하기
자동필터의 드롭다운 목록에서 필터를 고를 때 사용자가 원하는 하나의 선택을 남겨두고 모두 다 숨길 수 있습니다. 하나 이상의 칼럼에서 필터를 적용하고 싶다면, 사용자 지정 필터를 이용할 수 있습니다.
사용자 지정 필터 생성하기

• Excel 2003에서는 드롭다운 메뉴에서 사용자 지정을 누릅니다.
• Excel 2007에서는 숫자 필터를 클릭하고 사용자 지정 필터를 누릅니다.

사용자 지정 자동필터 대화상자가 열립니다. 데이터 칼럼에 적용할 두 가지 필터를 입력합니다. 예를 들어, 제품 번호 12-433 와 12-500를 동시에 선택할 수 있습니다.
주의: 또는 을 선택했는지 확인하십시오. 또는 을 선택하지 않을 경우에는 필터 적용 후 결과가 나타나지 않을 수 있습니다.





6. 필터 기능을 중지하십시오.
적용했던 필터 기능을 해지 한 적이 있습니까? 필터를 적용한 칼럼의 개수와는 상관없이 필터 기능을 해지 할 수 있습니다.

• 하나의 칼럼에서 필터의 기능을 해지하고자 할 경우에는 해당 칼럼에 생성된 자동필터의 화살표를 클릭하고 나서 나머지 모두를 클릭하십시오. 이 명령으로 숨어있던 열이 다시 가시적으로 눈에 보이게 됩니다.
• 한 번에 모든 필터 기능을 해지하고자 한다면, 데이터 메뉴에서 필터를 선택하고 모두 표시를 선택합니다. 이 명령으로는 자동필터가 설정되어 있는 열을 제외하고 모든 열의 내용이 표시됩니다.
• 자동필터를 해지하기 위해서는 데이터 메뉴의 필터를 선택하고 자동필터를 클릭합니다.
• 사용하고 있는 스프레드시트의 모든 필터를 해지하기 위해서는 자동필터가 선택되지 않도록 하거나(Excel 2003) 메뉴의 필터(Excel 2007)의 선택을 해지하면 됩니다. 모든 데이터는 그럼 필터 적용 전처럼 표시됩니다.